L’automatisation fournit la flexibilité nécessaire à l’évolution continue des Systèmes d’information. Grâce au cloud et à des outils performants et simples, les PME peuvent aussi mettre en place des processus d’automatisation. Différents domaines peuvent en tirer profit : la sécurité informatique (en particulier, la réponse à incident), la DRH, la comptabilité, le déploiement d’applications, le tri des emails entrants…
L’automatisation revient souvent dans les projets informatiques. Il existe pourtant des interfaces programmables en réseau depuis plus d’une décennie. Mais avec la multiplication d’outils assez simples à utiliser et les offres dans le cloud spécialisées dans ce type de processus, tout le monde peut bénéficier de ses avantages.
L’automatisation peut en effet être intégrée et s’appliquer à toute tâche, de l’automatisation du réseau à la gestion des configurations et au déploiement d’applications en passant par l’approvisionnement du cloud et de l’infrastructure. Face à la multiplication des systèmes et des instances et à l’augmentation de la complexité, toutes les entreprises doivent s’appuyer sur une solution plus appropriée et capable d’enregistrer les informations relatives à leurs systèmes pour les gérer plus efficacement.
L’intérêt pour l’automatisation est d’autant plus élevé que les entreprises ont entamé leur transformation numérique. Dans un contexte très concurrentiel où il faut être rapide et performant, une stratégie RPA (Robotic Process Automation) devient une nécessité absolue.
Maîtrisée et adaptée aux particularités de l’entreprise, elle peut représenter un atout majeur. Même pour les PME ! À condition de comprendre les enjeux, d’identifier les avantages pour son activité et de ne pas commettre les erreurs les plus courantes.
L’automatisation permet la collaboration entre les métiers
Contrairement à une idée reçue, l’automatisation ne consiste pas nécessairement à supprimer des effectifs ; elle peut au contraire les optimiser ! Il s’agit de mieux coordonner des équipes et différents processus métiers. L’automatisation est donc avant tout une question de collaboration, de dialogue. C’est l’une des principales clés de sa réussite.
D’où la nécessité de conquérir l’adhésion de toute l’équipe IT et des différents métiers concernés par l’automatisation de tâches identifiées comme étant prioritaires. Cette approbation ne peut s’obtenir qu’en présentant ce qui fonctionne, mais aussi ce qui rend les équipes moins agiles.
Expliquer comment l’automatisation de certains processus améliorera cet état actuel est donc déterminant. Cette solution permet en effet à certains collaborateurs de se débarrasser de tâches manuelles, chronophages et peu intéressantes, au profit d’un travail plus gratifiant et de plus haut niveau.
Ces conseils s’appliquent à tout changement significatif dans la stratégie informatique. Mais c’est particulièrement vrai pour l’automatisation, qui a parfois des connotations négatives.
La Boîte à outils idéale
La direction doit également écouter attentivement les équipes car ce sont elles qui utiliseront les outils retenus pour l’automatisation. Ces discussions permettront d’établir des priorités et donc d’identifier les solutions à déployer.
L’offre en matière d’automatisation devient très riche. C’est une opportunité pour les grands comptes qui peuvent choisir les solutions les plus performantes, quel que soit leur niveau de complexité. Pour les PME, cette diversité peut, au contraire, représenter un frein. Accompagnées par des spécialistes, elles pourront retenir la boîte à outils d’automatisation idéale, c’est-à-dire adaptée à leurs spécificités.
Ces outils doivent présenter trois atouts principaux :
- la flexibilité : pour couvrir 90 % de vos cas d’utilisation ;
- la simplicité : pour permettre aux équipes de les maîtriser sans trop de difficultés ;
- la facilité d’usage : pour garantir leur adoption par les métiers et ainsi préparer les futurs déploiements.
Les erreurs courantes
Convaincues par les avantages de l’automatisation, des entreprises décident de passer trop rapidement la vitesse supérieure. Elles s’attaquent à l’ensemble de leur cycle de développement logiciel ou à un flux de travail très important.
C’est une erreur qui peut avoir de lourdes conséquences. L’automatisation est un déclencheur efficace pour revoir les processus existants et qui sont récurrents (mais surtout, qui sont répétables). Ils justifient leur automatisation. Mais il est crucial de s’assurer qu’ils sont exécutés correctement. L’automatisation des mauvais processus entraîne le chaos !
Il faut être réaliste en ne surestimant pas les bénéfices. À l’inverse, si vous les sous-estimez, vous finirez par sous-estimer le programme. Il est donc essentiel d’identifier précisément ce que l’automatisation va vraiment apporter de façon globale et pas uniquement à un service en particulier.
La migration d’un système essentiellement manuel à un système essentiellement automatisé doit être progressive. Les premières semaines seront certainement difficiles. Être accompagné par un partenaire spécialisé évite de commettre les principales erreurs que nous venons de mentionner.
